讲解如何使用 Excel 来绘制甘特图,从而来管理项目,并自动生成项目进度报表。【注:需要新版本的Excel(2016及以上),我用的是2019版的。】
第一步、先提炼出项目各个数据:
小项目可以手动输入数据,大一点的项目的话这样做工作量太大,可以直接跳过看第二种方法
第二步、然后生成堆积柱形图:
选中B、D、E三列(根据需要选即可),依次点击【插入】——【图表】——【条形图】——【堆积条形图】
为了更直观一些,我们把日期转换成数字。在Excel中,其实日期也就是一串数字了,只要是数字那就能可视化。
第三步、设置坐标轴
现在这个图表看起来还不是甘特图,别着急,继续操作:单击Y轴,右键坐标轴格式,选择逆序排列
看着还是不像,因为日期的数字太大了,所以在图表上自动适应了横坐标。这时候需要把X轴的最小值调整一下。
单击X轴右键,坐标轴格式,输入44562(目的是让甘特图能从第一天开始显示)
注:Excel中,数字和日期是可以转换的:44562就是2022年1月1日,44563就是1月2日,44564就是1月3日。
设置好最小值后,把蓝色的柱形图选择无填充,让它隐去,就得出了下面的柱形图。
【单击】图表中蓝色柱形图部分选中——选择【填充】——【无填充】
到这里基本上合格了。不过项目管理是变动的,每天都会变动,这就涉及到了动态变化。
如果想要继续优化,就需要增加两个辅助列数据,【已完成天数】和【未完成天数】
第四步、通过函数计算数据
然后通过函数公式计算这两列的数据:
已完成天数:=IF(TODAY()-D2>E2,E2,MIN(E2,MAX(TODAY()-D2,0))) 未完成天数:=E2-F2
注:today()函数为日期函数,能直接提取当前系统的日期。这是让甘特图动态的关键。
选择【项目计划】和【开始日期】、【已完成天数】、【未完成天数】、【计划天数】四个数据继续生成堆积柱形图。
重复上述操作:逆序、设置X轴最小值、蓝色无填充。
AI配图魔改
基本上到这里,甘特图已经完成了,只剩下一些美化工作。